 اتوماسيون
اداري
اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک
سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرمافزاري مشترک، تا انتقال
اطلاعات، آمارها، نامهها و مکاتبات و نيز دستورالعملها بهصورت کاملاً يکپارچه و
آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقهبندي، تبادل، تنظيم و تصحيح
اطلاعات درونسازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روشهاي
دستوپاگير و مرسوم اداري و با صرفهجوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.
حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري، رفع محدوديت فضا جهت بايگاني پروندهها و ابزار
آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محيطي و آتشسوزي، افزايش ضريب امنيت
در نگهداري از اطلاعات و پشتيباني از امور اداري از تأثيرات بهکارگيري اتوماسيون
است.
معرفي
اتوماسيون اداري مكانيزمي است در راستاي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال
مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از :
-
گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان
-
جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده
-
پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان
-
حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري
-
اعمال كنترل مناسب بر كاربران
-
ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات
-
بهبود ارتباطات درون سازماني
مشكلات و معضلات
برخي از مهمترين مشكلات متعارف سازمانها كه ناشي از عدم بهره گيري مناسب از سيستم
هاي اتوماسيون اداري مي باشد عبارتند از :
-
عدم امكان اطلاع رساني سريع و صحيح به كاركنان و مراجعان
-
زمان بر بودن دسترسي به اسناد و مكاتبات ذخيره شده
-
زمان بر بودن چرخه توليد ، توزيع و بايگاني اسناد
-
تا مناسب بودن سيستم كنترل و نظارت سازمان
-
عدم امكان پيگيري صحيح كارها
دستاوردهاي بكارگيري
دستاوردهاي بكارگيري سيستم هاي نوين اتوماسيون اداري :
-
امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان
-
کاهش فعاليت هاي غير مولد مانند بايگاني فيزيکي اسناد و . . .
-
نگهداري سوابق عمليات در حجم کمتر, ايمني بالا ومراجعه آسان
-
قابليت توليد گزارش هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد
-
کاهش کارهاي مسئولان دفاتر, منشي ها, تايپيست ها
-
امکان پيگيري تلفني کارها در هر مكان و هر زمان
-
اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندي شده
-
دقت در انجام عمليات وثبت تمامي امور
-
حذف کامل کاغذ از فرايند انجام کارها
-
رديابي امور وپيگيري به موقع مراحل کار
-
سهولت وسرعت در گردش عمليات
-
امنيت بالا در نگهداري از اسناد و امكان دسترسي به آن
پيش نيازهاي پياده سازي
-
اعتقاد مديريت ارشد سازمان به ضرورت ايجاد تحول در سازمان
-
شناخت وضع موجود گردش و نگهداري اسناد در سازمان
-
فراهم ساختن بستر ارتباطي و تجهيزات سخت افزاري
-
تهيه و تدوين متدولوژي استقرار سيستم
-
ارائه آموزش هاي پايه به كاربران
|